Sligro-factuur controleren: zo lees je hem regel voor regel

Grote groothandels kondigen prijswijzigingen zelden aan. De prijs verandert gewoon op de volgende factuur. Wie niet vergelijkt met een eerdere bon merkt het pas als de marge krimpt — en dan is er al een paar maanden overheen.

Het goede nieuws: je hoeft niet elke regel te controleren. Je moet weten welk getal je vergelijkt, en welke tien producten er echt toe doen.

Hoe een factuurregel is opgebouwd

Een regel op een groothandelsfactuur ziet er ongeveer zo uit (voorbeeld):

Van links naar rechts:

• 192603 — het artikelnummer. Dit is het enige veld dat écht betrouwbaar is om producten over facturen heen te vergelijken. Namen worden afgekort, artikelnummers niet.
• 121 — de groeps- of productcode (categorie voor de boekhouding). Voor prijscontrole niet interessant.
• 2 — het geleverde aantal.
• 24 FL 20 CL — de verpakking: 24 flesjes van 20 cl. Dit veld bepaalt of je appels met appels vergelijkt.
• 12,29 — de prijs per eenheid. Dit is het getal dat je vergelijkt met vorige maand.
• 24,58 — het netto bedrag (2 × 12,29). Nutteloos om te vergelijken: dat hangt af van hoeveel je toevallig hebt besteld.
• 9% — het btw-tarief.

Stap voor stap

1. Bewaar je facturen digitaal

De meeste groothandels mailen de factuur als PDF. Maak één map aan en bewaar ze minimaal zes maanden — zonder een eerdere bon valt er niets te vergelijken. Dit is meteen de reden dat losse controle zo moeizaam is: je hebt altijd geschiedenis nodig.

2. Vergelijk op artikelnummer, niet op naam

Dezelfde kipfilet kan de ene keer "KIPFILET NAT. 2,5KG" heten en de andere keer "KIPFILET NATUREL DIEPVR 2.5 KG". Het artikelnummer blijft gelijk. Zoek dus per nummer.

3. Pak eerst je top tien

In vrijwel elke keuken gaat het grootste deel van het inkoopbudget naar tien tot vijftien producten. Controleer die eerst; de rest is bijvangst. Weet je niet welke dat zijn: tel over drie facturen op welke regels het hoogste totaalbedrag hebben.

4. Reken door naar kiloprijs bij verpakkingswissels

Is de verpakking veranderd (van 2,5 kg naar 2 kg bijvoorbeeld), dan zegt de eenheidsprijs niets meer. Reken dan om naar prijs per kilo of per liter. Zie ook waarom de kiloprijs de enige eerlijke maat is.

5. Leg de pakbon ernaast

De factuur zegt wat je betaalt, de pakbon zegt wat er daadwerkelijk de deur in kwam. Dat is niet altijd hetzelfde. Zie pakbon en factuur vergelijken.

Vier valkuilen die specifiek op groothandelsfacturen zitten

• Verpakkingskrimp. Zelfde prijs, kleinere verpakking. De eenheidsprijs staat stil, de kiloprijs stijgt.
• Afgelopen actieprijs. Je kocht een product in de aanbieding, de volgende factuur staat de normale prijs er weer. Dat leest als een forse stijging, maar is een terugkeer naar normaal — goed om te weten voordat je gaat bellen.
• Vervangend artikel. Niet op voorraad, dus er komt een ander merk mee met een ander artikelnummer en een andere prijs. Je vergelijkt dan per ongeluk twee verschillende producten.
• Emballage en toeslagen. Statiegeld, fust, brandstoftoeslag en milieubijdrage staan als aparte regels tussen de producten. Neem die niet mee in je prijsvergelijking, maar controleer ze wel — zie emballage en statiegeld.

Hoeveel tijd kost dit met de hand?

Reken op vijf tot tien minuten per factuur als je alleen je top tien doet en de vorige factuur bij de hand hebt. Bij twee leveringen per week en drie leveranciers ben je zo een uur per week kwijt. Dat is precies de reden dat de meeste zaken het na drie weken laten versloffen — niet omdat het moeilijk is, maar omdat het saai en repetitief is.