Privacyverklaring
1. Wie zijn wij?
Bonnenmatch is een eenmanszaak van Olivier Bon, gevestigd op Pieter Baststraat 9-1, 1071 TV Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42073342. In deze verklaring noemen wij onszelf "Bonnenmatch", "wij" of "ons".
Vragen over privacy? Mail naar info@bonnenmatch.nl.
2. Twee rollen: voor wie verwerken we wat?
Onder de privacywetgeving (AVG) hebben we twee petten op:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je account (je registratie- en inloggegevens). Daarvoor geldt deze privacyverklaring.
- Verwerker voor de gegevens die jij als klant zelf invoert of mailt (de inhoud van je pakbonnen en facturen). Daarover bepaal jíj het doel en de middelen; wij verwerken die alleen in jouw opdracht. Dat leggen we vast in onze verwerkersovereenkomst.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Accountgegevens (wij verantwoordelijk)
- Naam en e-mailadres van jou en eventuele teamleden;
- Bedrijfsnaam (en eventuele extra vestigingen/zaken);
- Je wachtwoord — uitsluitend versleuteld opgeslagen (gehasht), wij kunnen het niet zien;
- Eventueel een telefoonnummer of notitie die je of wij bij je account vastleggen;
- Technische gebruiksgegevens (zoals tijdstip van inloggen en server-logbestanden) voor beveiliging en foutopsporing.
Inhoud van pakbonnen en facturen (jij verantwoordelijk, wij verwerker)
- De gegevens op de documenten die je uploadt of laat mailen: leveranciersnamen, productnamen, aantallen, prijzen en datums. Dit zijn doorgaans bedrijfsgegevens, maar kunnen incidenteel persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon of een afzender-e-mailadres).
4. Waarom en op welke grondslag?
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je account aanmaken en de dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Uitvoering overeenkomst / wettelijke (bewaar)plicht |
| Beveiliging, misbruikpreventie en foutopsporing | Gerechtvaardigd belang |
| Contact met je opnemen over de dienst | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
5. Met wie delen we gegevens (verwerkers)?
We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel een aantal betrouwbare hulppartijen ("verwerkers") in die het mogelijk maken de dienst te leveren:
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude AI) | Het automatisch uitlezen van de tekst op je pakbonnen en facturen. Het document wordt hiervoor aan Anthropic aangeboden. | Verenigde Staten |
| TransIP | Hosting van de servers en e-mail (inclusief het inlezen van gemailde bonnen) | Nederland (EU) |
Doorgifte buiten de EU. Anthropic verwerkt gegevens (mede) in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) en/of het EU-VS Data Privacy Framework, zoals vastgelegd in de verwerkersvoorwaarden van Anthropic. Anthropic gebruikt via de zakelijke API aangeboden gegevens volgens haar verwerkersvoorwaarden niet om haar modellen te trainen.
Daarnaast kunnen we gegevens delen als we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan een toezichthouder).
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Account- en bedrijfsgegevens: zolang je een account hebt, en daarna tot uiterlijk 6 maanden na beëindiging, tenzij we wettelijk langer moeten bewaren.
- Pakbon- en factuurgegevens: zolang je account actief is of zolang jij dat als verantwoordelijke wenst; bij beëindiging verwijderen of retourneren we deze conform de verwerkersovereenkomst.
- Facturen/administratie van Bonnenmatch zelf: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
- Server-logbestanden: doorgaans maximaal 14 dagen.
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van wachtwoorden, strikte scheiding van gegevens per klant (een klant kan nooit bij de gegevens van een andere klant), toegangsbeperking en dagelijkse back-ups. Geen enkele dienst is 100% veilig, maar we doen er alles aan je gegevens te beschermen.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Gaat het om gegevens op je pakbonnen/ facturen waarvoor jij verantwoordelijke bent, dan helpen we je deze rechten uit te voeren. Stuur je verzoek naar info@bonnenmatch.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn.
9. Cookies
Bonnenmatch gebruikt alleen een functionele (technisch noodzakelijke) cookie om je ingelogd te houden. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Daarvoor is geen toestemming vereist.
10. Klacht indienen
Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via info@bonnenmatch.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.