Inkoopprijzen bijhouden in Excel: hoe ver kom je?
Bijna iedereen begint met een spreadsheet, en terecht: het is gratis, snel en van jou. De vraag is niet of Excel werkt, maar hoe lang.
Wat er goed werkt in Excel
- Je top twintig producten bijhouden. Een tabblad, één regel per product, een kolom per maand. Overzichtelijk en meteen bruikbaar.
- Een leveranciersvergelijking maken. Vier kolommen naast elkaar, een formule die de laagste prijs pakt. Prima voor een eenmalige vergelijking.
- Food cost per gerecht doorrekenen. Zolang je de inkoopprijzen zelf invult, rekent Excel dit foutloos door.
- Een voorraadtelling vastleggen. Een lijst met tellen en waarde, elke week dezelfde.
Voor alle vier staan er kant-en-klare templates op de tools-pagina, gratis en zonder account.
Waar het gaat wringen
1. Het overtikken
Elke prijs moet met de hand uit een PDF in de sheet. Twintig producten per week is tien minuten; honderd producten over drie leveranciers is een uur. Dat volhouden lukt de eerste maand, soms de tweede.
2. Namen die niet matchen
Dezelfde kipfilet heet op de ene bon anders dan op de andere. In Excel moet jij dat oplossen, elke keer opnieuw. Doe je het niet consequent, dan staan er na drie maanden vier regels voor hetzelfde product en klopt je historie niet meer.
3. Verpakkingen die wisselen
Van 5 kg naar 4,5 kg. In je sheet zie je alleen dat de prijs gelijk bleef. Om verpakkingskrimp te zien moet je per regel de inhoud bijhouden en omrekenen — dat is een tweede kolommenset en de plek waar de meeste sheets sneuvelen.
4. Niemand anders kan erbij
De sheet staat op één laptop, in één hoofd. Is die persoon met vakantie, dan gebeurt het niet. Bij twee vestigingen begint het pas echt te knellen.
5. Je krijgt geen seintje
Een spreadsheet doet niets uit zichzelf. Je ziet een prijsstijging alleen als je gaat kijken — en juist in een drukke week ga je niet kijken. Dat is precies de week waarin het gebeurt.
Het omslagpunt
Grofweg: tot ongeveer twee leveranciers en een handvol leveringen per week is Excel prima. Daarboven kost het meer tijd dan het oplevert, en belangrijker: dan wordt het niet meer bijgehouden. Een sheet die niet meer wordt bijgehouden geeft geen half antwoord, maar een verkeerd antwoord — want je denkt dat je prijzen kloppen.
Begin klein, ook als je later automatiseert
Zelfs als je van plan bent het uit handen te geven, is een maand handmatig bijhouden nuttig: je leert welke producten je budget bepalen en hoe je leverancier zijn bonnen opbouwt. Die kennis maakt je scherper in elk gesprek — met je leverancier én met welke software je ook kiest.
Dit automatisch laten doen?
Bonnenmatch leest je pakbonnen en facturen met AI uit, legt ze naast elkaar en waarschuwt zodra een prijs stijgt — met het jaarbedrag erbij, zodat je weet waarover je belt. Eén abonnement van € 99 per maand, alles inbegrepen, 14 dagen gratis proberen.